Niet in e-mails, niet in rapporten, niet in adviesmemo’s, en al helemaal niet in auditrapportages.
Nooit dus.
Waarom niet?
Jouw lezers verwachten glasheldere teksten. Alleen op die manier kunnen ze de ernst van een situatie inschatten. Concrete doelen vaststellen. Of voldoende budget vrijmaken.
‘Feitelijke informatie is een absolute ‘must’
Helaas blinkt niet elke tekst uit in heldere taal. Sterker nog, vaag woordgebruik komt vaker voor dan je misschien vermoedt.
Denk aan woorden als: te weinig, onvoldoende, regelmatig, goed/slecht, nogal, beter, ongunstig.
Helder of niet?
- Door de medewerkers wordt te weinig aan controle gedaan.
- Het blijkt dat vooral fouten met betrekking tot kredietverstrekking het meest voorkomen.
- Ook wordt aangegeven dat over het algemeen de toelichting niet of weinig wordt gelezen.
- De komende jaren wil de gemeente een ruim budget beschikbaar stellen voor de renovatie van oude kerken.
Waarom we vage woorden gebruiken
Geregeld vraag ik schrijvers waarom ze dit soort woorden gebruiken. En dit zijn de redenen die zij noemen:
1. Ik ken de feiten niet
Een gemiste kans! Met feiten komt je boodschap vele malen overtuigender over.
Zo helpen feiten je bijvoorbeeld om op een objectieve wijze de ernst van een probleem aan te tonen.
2. Ik ben bang om té direct te zijn
Kan dat eigenlijk wel, té duidelijk communiceren? Feiten zijn feiten, daar kan niemand omheen.
Wanneer jij heldere taal gebruikt en correcte cijfers levert, gaat de discussie in elk geval niet dáárover.
3. Het valt mij niet op
Iedereen heeft tijdens zijn loopbaan een vast repertoire aan woorden opgebouwd. En misschien gebruik jij ongemerkt ook wel van die vage woorden. Ben benieuwd of ze je nu wel opvallen.
Testje
Hoe ernstig schat jij de volgende situatie in:
Onvoldoende kennis zorgt voor lange wachttijden en dus ook voor relatief hoge gesprekstijden.
Zo kan het ook:
80% van de medewerkers had afgelopen week een gemiddelde gespreksduur van tien minuten in plaats van de norm van drie minuten. Dit komt omdat zij niet weten hoe het nieuwe verwerkingssysteem precies werkt. Hierdoor lopen we het risico dat onze klanten overstappen naar de concurrent.
Succes met deze tip!
