Close

Schrijftips die je direct kunt gebruiken

Voorkom geheimtaal in je rapporten!

Voorkom geheimtaal in je rapporten!


Het volgende heb ik niet bedacht, dit komt letterlijk uit een rapport:

“De huidige methodiek van resourcesmanagement van de projecturen heeft een aantal randverschijnselen ontwikkeld die niet bijdragen aan transparantie en onnodige complexiteit met zich meebrengen bij het toekennen van deze uren.”


De schrijver begrijpt prima wat hier staat.
Behalve dat ‘ie de zin zelf geschreven heeft is hij namelijk zeer deskundig op zijn vakgebied. De zin bevat volgens hem precies de essentie van zijn verhaal.

Ook directe collega’s en vakgenoten snappen de bedoeling. Dat is het grote voordeel van vaktermen en afkortingen, je collega begrijpt direct waar je het over hebt. Het is ook best wel een geruststellende gedachte dat medisch specialisten het verwijsbriefje van de huisarts begrijpen.

Niet-deskundigen hebben echter geen idee wat de schrijver bedoelt te zeggen. Ik niet in dit geval. Ook na drie keer lezen, kan ik helaas niet navertellen wat er nu precies staat.

Als je moeilijke woorden gebruikt, kan je boodschap verloren gaan.

Schrijven voor leken blijkt in de praktijk nog best lastig te zijn. Je bent je er vaak niet van bewust, maar vaktermen die jij en je collega’s vanzelfsprekend vinden, moeten niet-ingewijden opzoeken in het woordenboek. Niet dat ze dit zullen doen overigens, daar is geen tijd voor.

Ongemerkt loop je door het gebruik van vaktaal het risico dat je boodschap verkeerd begrepen wordt. Of in z’n geheel niet overkomt. Ongewild liggen hierdoor verkeerde beslissingen, met misschien wel verstrekkende gevolgen, op de loer.

Nog een voorbeeld:

“De focus is gericht op een integrale benadering van de organisatieontwikkeling, waarbij onderwijsvernieuwing en bedrijfsvoering de pijlers zijn waarop deze ontwikkeling wordt vormgegeven en er effectief en efficiënt wordt samengewerkt.”

Begrijp jij waar ‘de focus’ op gericht is?

Zeker directeuren, managers en aandeelhouders willen graag weten waar ze precies ‘ja’ tegen zeggen. Een glashelder rapport is hiervoor een absolute ‘must’. Imponeer je lezers dus met begrijpelijke taal. Pas dan komt jouw vakkennis volledig tot z’n recht en ontvang je de complimenten die je verdient!

Wie ingewikkelde zaken eenvoudig kan verwoorden,
laat pas écht zien dat hij kennis van zaken heeft.

 

3 tips voor een begrijpelijke tekst:

1.  Verplaats je goed in je lezers

Met wie heb je van doen? Wat is het werk- en denkniveau van je lezers (en eventuele meelezers)? Let erop dat je de ander niet overschat. Ook hoogopgeleiden begrijpen graag wat ze lezen.

Wees je er altijd van bewust dat jij op jouw vakgebied meer weet dan anderen. Ook al vind je je eigen verhaal nog zo logisch en eenvoudig, voor een ander kan het zware kost zijn.

2.  Gebruik woorden die je lezers begrijpen

Wist je dat veel mensen deregulering een lastig woord vinden? Woorden die jij vanzelfsprekend vindt, kunnen bij je lezers vragen oproepen.

Kies dus een ander woord of leg uit wat je ermee bedoelt. In plaats van deregulering kun je ook zeggen: het vereenvoudigen of afschaffen van ingewikkelde regels.

3.  Vraag om feedback

Vaak heb je zelf niet in de gaten dat je in ‘geheimtaal’ schrijft. Laat anderen daarom jouw conceptversie lezen. Bij voorkeur iemand die geen, of weinig, kennis van jouw zaken heeft.

Moedig deze persoon vooral aan om vragen te stellen bij onduidelijkheden. Hoe meer vragen, hoe beter het eindresultaat!

 

Test je woordenschat

Abstracte woorden. Je komt ze vast tegen in rapporten van anderen en misschien gebruik je ze zelf ook wel.

Maar wat betekenen ze nu eigenlijk? Doe zelf de test. Of misschien nog leuker, vraag je collega’s eens wat de volgende woorden betekenen:

Klik op de + voor de betekenis.

Bewerkstelligen

 Zorgen voor; voor elkaar krijgen; doen 

Institutionaliseren

 Vastleggen; invoeren; regelen 

Realiseren

 Bereiken; uitvoeren 

Vigerend

Geldend

Temporiseren

Uitstellen; ophouden; vertragen 

 

 

Wil jij ook glasheldere teksten leren schrijven?

Kijk dan welke training voor jou het meest geschikt is:

Basistraining Kort en Krachtig Schrijven
► Een basiscursus voor wie professioneel wil overkomen, ook op papier

Training Succesvolle Rapporten Schrijven – 2 dagen
► Voor wie teveel tijd kwijt is aan rapportages en memo’s

Cursus Boeiende Nieuwsberichten Schrijven – 1 dag
► Voor wie publiceert op intranet, de website of in nieuwsbrieven

Cursus Handleidingen en procedures schrijven – 1 dag
► Voor wie zijn of haar kennis feilloos wil overdragen

Cursus E-mails en brieven schrijven – 1 dag
► Voor wie wel eens zoekt naar de juiste toon en de juiste woorden

 

► Incompany schrijftrainingen – op aanvraag

Wil je een schrijftraining als incompany training? Neem dan contact met me op om de mogelijkheden te bespreken.

 

► Geen tijd voor een training of speciale wensen?

Bijvoorbeeld omdat:

  • je niet zo lang op je werk gemist kan worden
  • je alleen met jouw eigen teksten aan de slag wilt
  • je extra aandacht wilt voor een specifieke leerwens (dyslexie, speciale teksten)

Kies dan voor individuele coaching.

 

 

Over Petra Broekhuisen

“Iedereen kan goed leren schrijven!”

Inmiddels help ik al meer dan 25 jaar individuele klanten, teams en organisaties om hun schriftelijke vaardigheden naar een hoger niveau te tillen.

Mijn ervaring is dat iedereen die gemotiveerd is, goed kan leren schrijven. En geloof het of niet, zelfs de mensen die hun schrijfwerk het liefst uitbesteden vertellen mij dat ze het schrijven leuk beginnen te vinden!

In mijn nieuwsbrief deel ik iedere maand een waardevolle schrijftip waarmee je nog makkelijker en beter kunt schrijven. Ervaar het door de schrijftips direct in de praktijk toe te passen en laat je inspireren voor een nieuwe, prettig leesbare, schrijfstijl.

Heb je vragen of interesse in coaching of een training? En ben je gedreven om (met jouw team/organisatie) aan de slag te gaan om succesvolle teksten te schrijven? Neem dan vrijblijvend contact met mij op.

 

 

Wil je de nieuwste schrijftip in je mailbox ontvangen?

Vul dan je e-mailadres en naam in:

Als bonus ontvang je ook direct dé ‘Lijst met Verboden Woorden.
E-mail Voornaam

 

 

Nog meer handige schrijftips:

 

PS Ken je anderen voor wie dit artikel ook interessant is? Delen zou heel fijn zijn. Dank je wel!

Geplaatst in: Blog

Reacties (0) ↓

Reacties