Met de vakantie voor de deur regent het ‘out-of-office-berichten’ waar je niet veel aan hebt. Hieronder een greep uit de berichten die ik ontving.
Een bloemlezing – ter lering ende vermaeck –
- Helaas kan ik uw e-mail nu niet beantwoorden.
- Ik ben afwezig tot 24 juni. Ik heb in deze periode geen toegang tot mijn e-mail.
- Dit is een automatisch antwoord. Ik ben afwezig tot 18 juli, daarna zal ik uw mail beantwoorden.
- Ik ben afwezig. Maandag 18 juni hoop ik weer achter mijn buro te zitten. Dan hoop ik uw mail te beantwoorden.
- I.v.m. mijn afwezigheid zal ik mijn e-mail niet beantwoorden. Van 4 t/m 17 mei ben ik afwezig. Dit bericht krijgt u in deze periode slechts 1 keer.
En nu dan?
Natuurlijk gun je je contactpersoon een fijne vakantie. Maar jij bent aan het werk en hebt de ander nodig. Vandaar jouw mailtje. De vraag is nu aan wie jij dan wél je vragen kunt stellen.
Wil jij jouw collega’s en klanten goed informeren?
Wijs hen dan de juiste weg.
7 ingrediënten voor een behulpzaam afwezigheidsbericht
- Begin altijd met een aanhef.
- Bedank je lezer voor zijn bericht.
- Vertel wanneer je weer aanwezig bent.
- Verwijs door naar een collega en vermeld zijn/haar naam.
- Geef aan hoe en wanneer die collega te bereiken is.
- Zorg ervoor dat er geen slordigheidsfouten in je tekst staan.
- Sluit af met een groet en je naam.
Een voorbeeld
Beste lezer,
Bedankt voor uw e-mail.
Vanaf vrijdag 12 juli ben ik weer aanwezig en zal ik zo snel als mogelijk uw mail beantwoorden.
Duurt dat te lang? Neem dan gerust contact op met mijn collega (naam). Zij is op werkdagen bereikbaar via (telefoonnummer). U kunt haar ook een mail sturen: (e-mailadres).
Met vriendelijke groet,
Z. Omer
Natuurlijk kun je jouw bericht helemaal aanpassen aan je eigen smaak.
Trap niet in deze valkuil
Vakantie. Woensdag 21 augustus 2022 ben ik weer aanwezig. Voor dringende vragen kun je contact op nemen met mijn collega’s via (telefoonnummer).
Lees bij elke afwezigheid je tekst dus even goed na.
Fijne vakantie!
